Informationen zu datenschutzrechtlichen Erfordernissen (DSGVO) bei der Belegprüfung

Jeder Wohnungseigentümer hat nach § 18 Abs. 4 WEG gegenüber der Wohnungseigentümergemeinschaft einen Anspruch auf Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen. Die Verpflichtung wird durch den Verwalter erfüllt. Der Anspruch auf Einsichtnahme umfasst grundsätzlich sämtliche Verwaltungsunterlagen einschließlich der Abrechnungsunterlagen unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Das Einsichtsrecht wird durch das Schikane- und Missbrauchsverbot (§§ 226, 242 BGB) begrenzt.

Dagegen sprechen i.d.R. keine datenschutzrechtlichen Einschränkungen.

Das Anfertigen von persönlichen Notizen ist zulässig. Jedoch ist darauf hinzuweisen, dass die Entnahme von zusätzlichen personenbezogenen Daten, wie etwa E-Mail-Adresse, Telefonnummern, Handynummern, Kontonummern, etc. datenschutzrechtlich geschützt sind und somit unzulässig ist.

Eine Verwendung für andere Zwecke (insbesondere für kommerzielle Zwecke) der erlangten Informationen ist nicht zulässig (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die erlangten Informationen sollen nicht außenstehenden Dritten zugänglich gemacht werden. Mitglieder der WEG sollen sich grundsätzlich darauf verlassen dürfen, dass ihre Daten ausschließlich für die oben genannten Zwecke verarbeitet werden. Können jedoch berechtigte Interessen nachgewiesen werden, muss gewährleistet sein, dass der Betroffene der Verwendung seiner Daten jederzeit und ohne Nachteile für ihn widersprechen kann (Art. 21 DSGVO). Tut er dies, so dürfen seine Daten nicht genutzt oder weitergegeben werden.

Bei einer unzulässigen Datenverarbeitung, die auf Vorsatz oder Fahrlässigkeit beruht, sowie bei weiteren Tatbeständen (siehe Art. 79 Abs. 6 DSGVO) kann künftig die Geldbuße bis zu 20 Million EUR oder im Falle eines Unternehmens bis in Höhe von 4 % seines weltweiten Jahresumsatzes betragen. Eine Zuwiderhandlung wird zur Anzeige bei der Aufsichtsbehörde für Datenschutz gebracht.

Wichtiger Hinweis

Die Ihnen überlassenen Unterlagen sind gegenüber Dritten stets verschlossen zu bewahren. Eine Einsichtnahme durch Dritte ist unzulässig. Sollte die Belegprüfung innerhalb privater Räume o.ä. vorgenommen werden, ist dafür zu sorgen, dass auch keine Personen aus dem engeren Kreis (Familienmitglieder, Bekannte, Freunde etc.) Zugriff auf die Unterlagen der WEG erhalten. Auch der Transport sowie die Lagerung unterliegen strengen Sicherheitsregeln, die seitens des Prüfers eingehalten werden müssen. Bei Zuwiderhandlung und fahrlässiger Offenlegung der überlassenen Akten und Dokumente erfolgt eine Anzeige bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz.

Bei Fragen erreichen Sie unseren externen Datenschutzbeauftragten, Reinhold Okon, unter:

DSB Okon & Meister
Reinhold Okon
Rosenstraße 1
85757 Karlsfeld
info@dsb-okon.de

_{DSBVers 13/04/21}